沟通不只影响一个人的人际关系，在职场上，更影响着团队的工作效率。在职场上，几乎每个团队都花费了接近一半的工作时间在沟通上，包括大小不一的会议，讨论，电话以及邮件等诸多类型的沟通，而高管们甚至需要花费80%的时间来沟通，也就是说，职场人士真正解决问题的时间被压缩到20%。
然而，职场上真的需要如此长的时间来沟通吗？如此多的沟通难道真的能见到成效吗？事实上，人们在沟通时，认知往往会有落差，因此，确实需要增加沟通效率达到良好的双向沟通，才能简短沟通不浪费的时间。有三个步骤能解决团队沟通时的认知落差。
1. 检视团队内的沟通类型
团队内的沟通类型分两种，修复沟通与预防沟通。以大部分人最常遇到的开会状况举例，若今天某位同事正在台上提出某项计划的规划简报，在简报的过程中，台下大多数的人都边听边点头、透露出认同的眼神，最后提案也顺利通过，会议结束后，这位同事才默默靠过来说：“其实在简报时，我发现某些人好像不那么认同。”
但在会议当下，这位同事并没有直接引导相关问题、进一步询问那些感觉有异议的人，这样的状况即是典型的修复沟通。相反地，若这位同事在会议当下感觉不对劲后，便进一步询问是否有相关问题，引导同事说出觉得有疑虑处，则是预防沟通。
2. 理清修复沟通与预防沟通的差异
研究显示：修复沟通会因为一开始没有立即解决疑惑点，导致事后需要花比预防沟通多10倍的心力去完成一件事。一般人在做事情时，通常会很直接地感觉到他人的不认可，但大部分的修复沟通者，往往选择忽略、装作没事，而在实际执行上，同个会议室中的人通常都是执行不可或缺的螺丝，一个环节不认可、随意草草了事，都有可能影响整体的运转，待到问题发生后，再一个个慢慢解决只会更劳心劳力。
预防沟通的目的，即是预防往后一连串亡羊补牢所消耗的成本，在一切还尚未实际前即询问、了解、解决，达到真正有效的沟通。
3. 将修复沟通转换为预防沟通
将修复沟通转换为预防沟通，大部分人可以让沟通更有效率，避免往后不停召开、绵延到天边的会议。而要确实做到预防沟通，有三个方法值得借鉴。
（1）面对面的沟通
研究显示：当主管与员工面对面沟通时，情绪是会有极大感染力的。面对面沟通能够在第一时间最直接感受到参与者的反应，同时也能让听者更容易被报告者的情绪感染，双向沟通间的阻力便会降低。
（2）有意义的沟通
全公司最厌倦的，莫过于一些无意义的流程会议。然而令人无感的会议，通常问题不只在主管，员工们的参与度更重要，主管应该避免不必要的会议流程、内容等等，而在会议进行当下，若要达到有意义地沟通，参与者需要专注地聆听报告者并适时地给予回馈，如此一来，沟通才会有来有往，达到开会的意义。
（3）经常性的沟通
经常性的沟通最能有效降低修复沟通。频率太低的沟通，往往会在各部门执行一段时间后，才在会议上发现整体根本没有良好地搭配运转，小至一项新品的推出、营销、定价，大则容易使得雪球越滚越大，最后难以收拾。沟通应该要能够经常性地进行，培养参与者间的默契，同时定期确认进度，才能让每一次的会议都达到精准的预防沟通。
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